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内部审计实务指南第4号--高校内部审计(中)

文章来源: 作者: 发布时间:2015年05月25日 点击数: 字号:

内部审计实务指南第4号--高校内部审计(中)

文号:第4号 生效日期:2009-09-01

7、筹资

(1)学校是否建立筹资业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责与权限,是否存在由同一部门或个人办理筹资业务全过程的现象;办理筹资业务的人员是否胜任合格;

(2)筹资方案是否符合筹资预算的要求;筹资业务是否建立授权批准制度,明确授权批准方式、程序和相关控制措施;是否存在越权审批现象;

(3)筹资业务是否经过财经领导小组等机构集体决策;是否建立筹资决策责任追究制度,并定期或不定期进行检查。

(4)筹资合同是否按照规定程序签订;重大筹资合同的订立是否征询了法律顾问和专家的意见,筹资合同的变更是否按照原授权审批程序进行;单位是否对筹资合同的合法、合规、完整性进行审核;

(5)是否按照批准的筹资方案办理筹资业务;单位是否及时取得筹资资产,对取得的非货币资产是否合理确认价格;是否合规支付筹资费用;

(6)学校贷款是否有可行性研究报告和明确的使用方向;是否有明确的贷款额和贷款期限;是否制订了举借计划,是否签订了借款合同;

(7)学校是否建立了贷款还款计划和偿债应急计划;是否按合同规定还本付息;

(8)贷款资金是否按计划或方案使用,是否做到专款专用;是否存在超标准,超计划使用资金的现象;是否存在将贷款资金用于对外投资(含对校办产业投资)、科技开发、捐赠、支付罚没款项及平衡预算抵补日常经费开支不足等违反高等学校贷款资金使用方向相关规定的行为;

(9)大额贷款项目是否报主管部门备案,即将所有贷款余额达到本校近三年平均总收入10%的贷款项目的可行性研究报告、分年度贷款额度方案、具体还贷计划和措施等相关材料报送主管部门备案;

(10)学校是否存在为其他单位(包括校办企业)或个人的经济活动提供担保的违法行为。

(四)财务管理的信息与沟通

1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;

3、财务信息的获取是否及时、完整,财务信息的编制是否规范、恰当、真实;

4、是否建立信息数据库,信息录入流程是否清晰,修改是否得到授权,对有关信息的接触是否制订了限制规定;是否按照有关规定和程序进行信息公开;

5、信息系统是否定期形成一定的报表,报表内容的设计是否合理,是否将上述报表报送相关人员,是否对反馈意见及时妥善处理。

(五)财务管理的监督

1、是否对各财务管理情况定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

3、是否对相关部门的检查处理意见及时落实到位;

4、财务机构管理层对资金管理的关键岗位和薄弱环节是否实施稽核,并组织定期、不定期或突击式的抽查、检查。

第三十六条 财务管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关财务人员、审查会计资料、查阅决策文件、研究分析财务管理制度、对财务管理流程进行穿行测试等方法对财务管理内部控制进行了解和测试。

第三十七条 通过对财务管理内部控制的了解、记录和对财务管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对财务管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。

第六节 房产管理内部控制审计

第三十八条 房产管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校房产资产信息的真实可靠、资产安全完整、房产资源得到合理有效配置、降低单位房产管理风险、保证学校遵守房产管理活动相关法律法规,而对单位房产管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。本指南所指的房产指对单位有实际控制权的所有房产以及管理的房产。

第三十九条 房产管理内部控制审计应获取的资料主要有:

(一)房产建设发展规划;

(二)房产管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;

(三)各类房产管理法律法规及相关制度文件;

(四)房产管理数据库资料;

(五)房产经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;

(六)房产出租协议及修缮合同;

(七)其他有关资料。

第四十条 房产管理内部控制审计的内容主要有:

(一)房产管理的控制环境

1、单位是否有明确的房产建设发展规划或目标,并有具体可行的操作计划;

2、房产管理制度建设是否健全,是否根据情况变化及时进行修改;

3、房产管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;

4、房产管理内部岗位设置是否合理,岗位职责是否明确;

5、是否针对不同的房产管理业务活动制定了完整的业务流程,并为各部门及其员工所熟知;

6、人员招聘是否履行相关程序,对员工是否定期进行培训,及时更新和拓展知识结构,提高其房产管理能力;是否建立明确的奖罚激励机制;

7、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。

(二)房产管理的风险管理

1、风险管理目标是否明确并切实可行;

2、是否建立识别房产管理风险的适当机制;

3、是否有适当层次的管理部门建立房产管理风险的评估机制;对房产管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;

4、是否及时进行风险管理;是否建立房产管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否有应对房产紧张的有效办法、是否有房产安全管理措施、是否对特殊房产进行投保等;各项风险管理机制是否有效。

(三)房产管理的控制活动

1、取得与验收

(1)学校是否设立专门的房产管理部门进行房产管理,是否建立岗位责任制,明确各部门和岗位的职责与权限,是否存在不相容职务混岗的现象;

(2)是否建立授权批准制度,在办理房产资产取得、验收、日常管理和处置的程序中是否严格遵守审批程序和相关规章制度,是否存在越权审批行为;

(3)是否根据学校总体规划要求取得房产,取得房产程序是否合规;

(4)自建房产在征地过程中是否符合相关规定,是否经过相关决策机构集体决策;土地开发费用等支出是否经过规定程序批准支付;自建房产过程中资金、质量等控制是否符合工程项目全过程审计的有关规定;

(5)购置房产是否经决策机构集体决策,购置房产是否通过合规程序;是否及时办理产权证;是否经过相关机构进行价格评估;是否进行风险评估;

(6)是否存在擅自修建、改造房产现象;

(7)房产是否及时验收,填制交接单,验收时是否成立验收小组,小组的组成人员是否合理,是否根据工程设计施工图纸进行验收;

(8)验收中存在的问题是否明确责任并得到及时处理;

(9)验收结束后是否有验收结果报告,结果报告上的签名是否完备,结果报告是否作来房产管理档案进行保存;

(10)验收结束后是否及时办理房产产权和土地使用权证;产权证和土地使用权证是否作为房产管理档案进行保存;是否及时将验收资料交房产数据管理人员,是否将及时进行更新和维护;是否根据有关规定按照不同使用用途建立房产固定资产卡片。

2、日常管理

(1)是否设立专门部门或人员负责房产的记录、分配使用、保管、维修、处置;房产管理部门是否有明确的职责范围及批准程序;是否存在越权行为;

(2)是否制定了各类房产的使用分配标准及程序,如有量化的使用分配指标是否严格按量化的指标进行分配;

(3)是否制订房产调配使用制度,调配使用是否经专门的部门或机构审批,调配使用程序是否得到有效执行;

(4)是否制订完善的各类房产管理细则,制度是否有效执行;

(5)学校是否定期检查分配给各单位房产的使用情况,并进行不定期抽查;其他单位是否擅自进行房屋调配,是否擅自改变公房结构和使用性质,是否转让或出租,是否将公房作为资产进行投资、入股、抵押;

(6)房产管理部门是否对分配出去而闲置的房产规定处理方法;是否制定违规占房的处理条款;

(7)是否制订房产出租、出借制度及审批程序;出租、出借房产,是否经授权部门或人员按审批程序办理,是否签订出租、出借合同;合同是否明确资产出租、出借期间的修缮保养、税赋缴纳、租金及运杂费的收付、归还期限等事项;特殊情况是否经专门部门或机构审批,如有授权内容,是否在授权范围内进行处理;

(8)是否制订了房产盘点制度,是否定期或不定期的对单位房产进行清理、盘点,了解房产资产的变动情况;盘点小组的组成人员是否合理,是否有明确的盘点计划和盘点程序,盘点结束是否提供盘点报告,盘点报告是否送达给适当的管理层,对盘盈盘亏是否分清责任并及时进行处理;

(9)是否制订房产管理责任追究制度,责任界定内容是否明确,事故原因是否及时查明并处理相关责任人,事故处理报告是否已上报适当管理层;

(10)房产产权证与土地使用权证是否设置专人进行管理,房产产权及土地使用权的任何变动是否及时进行了变更登记;

(11)是否制订房产维护保养制度,防止因各种自然和人为的因素而遭受损失,以延长其使用寿命;

(12)重大修缮施工单位的选择是否符合招投标文件的有关规定,修缮工程完工后是否组织相关部门进行验收并采取一定的质保措施;

(13)是否提供年度房产报告,年度报告是否已提供给适当管理层,年度报告的内容反应是否全面,所涉及问题是否得到及时解决。

3、处置

(1)对拟出售的房产,学校是否经过财经领导小组等决策机构审核批准;出售依据是否充分,处置方式是否适当,处置价格是否合理,是否符合国家有关政策,保护资产的安全完整;

(2)投资转出的房产,是否经决策部门审核批准,是否对其价格进行评估,分析其效益,是否按照对外投资有关规定进行控制;

(3)对需改建的房产,改建是否符合学校总体规划要求,是否经相关规定批准,是否存在擅自改建等违规行为;

(4)处置的房产是否及时更新房产数据,相关财务信息资料是否完备。

4、房产经费管理

(1)房产修缮经费是否实行预算制度,对实际支出与预算之间有差异或未列入预算的特殊项目,是否采用特别的审批手续;

(2)修缮经费的支付是否按修缮合同的规定付款,修缮工程结束经验收后是否预留一定的工程质保金;是否对大额维修费用进行评估和经单位负责人或其授权人员批准实施,维修保养费用是否纳入单位预算,并在经批准的预算额度内执行;

(3)修缮经费是否存在长期未执行情况,修缮经费的预算制订是否合理;

(4)各类房产的出租收入是否足额收取并纳入单位统一核算与管理,房租收入汇总表是否经过复核,复核错误是否查明原因并及时进行更正;

(5)房产处置是否符合国家有关政策,货币性房产处置收入是否全部及时纳入单位统一核算与管理,有无长期挂账现象;非货币性房产处置是否合规,取得的各类房产是否纳入房产管理信息系统进行统一核算与管理;

(6)是否对占房行为进行罚款,罚款是否符合有关政策,罚款收入是否纳入统一核算与管理。

(四)房产管理的信息与沟通

1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;

3、是否已建立房产管理信息系统,系统数据是否能满足管理层的需要,信息录入流程是否清晰;

4、是否定期或不定期对系统资料(如房产数量、金额、分布及使用状况)进行检查、分析、研究和汇总,是否按有关规定如期、准确上报各类统计数据,并及时处理反馈意见,是否按照有关规定和程序进行信息公开;

5、系统数据是否及时更新,更新是否有相关资料进行支持,数据的接触与修改是否经过适当授权与批准,是否定期与财务部门的记录进行核对。

(五)房产管理的监督

1、房产管理部门和各部门对房产的使用情况是否定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

3、房产管理部门是否定期或不定期对各单位房产管理情况进行检查、评估、考核;

4、各部门是否对房产管理部门、财务部门等部门的检查处理意见及时落实到位。

第四十一条 房产管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅房产档案、审查房产修缮经费收支会计资料、研究分析房产管理制度、对房产管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

第四十二条 通过对房产管理内部控制的了解、记录和对房产管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对房产管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。

第七节 设备管理内部控制审计

第四十三条 设备管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校设备信息的真实可靠、资产安全完整、设备资源得到合理有效配置、降低单位设备管理风险、保证学校遵守设备管理相关法律法规,而对单位设备管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。

第四十四条 设备管理内部控制审计应获取的资料主要有:

(一)设备建设发展规划;

(二)设备管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;

(三)各类设备管理法律法规及相关制度文件;

(四)设备管理数据库资料;

(五)设备经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;

(六)设备采购合同和出租协议;

(七)其他有关资料。

第四十五条 设备管理内部控制审计的内容主要有:

(一)设备管理的控制环境

1、单位是否有明确的设备建设发展规划或目标,并有具体可行的操作计划;

2、设备管理制度建设是否健全,是否根据情况变化及时进行修改;

3、是否针对不同的设备管理业务活动制定了完整的业务流程,并为校内各单位所熟知;

4、设备管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;

5、设备管理内部岗位设置是否合理,是否配备具有一定专业技术的合格人员,岗位职责是否明确;

6、人员招聘是否履行相关程序,对员工是否定期进行培训,及时更新和拓展知识结构,提高其设备管理能力;

7、是否定期对设备管理情况进行考核,并将考核结果进行公布,是否对使用和管理情况制定合理的奖惩制度;

8、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。

(二)设备管理的风险管理

1、风险管理目标是否明确并切实可行;

2、是否建立识别设备管理风险的适当机制;

3、是否有适当层次的管理部门建立设备管理风险的评估机制;对设备管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;

4、是否及时进行风险管理;是否建立设备管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否对重大设备进行投保、是否建立设备丢失损坏赔偿办法,对责任事故追求责任、是否制定合理的赔偿制度等; 各项风险管理机制是否有效。

(三)设备管理的控制活动

1、取得与验收

(1)学校是否设立专门的设备管理部门进行设备管理,是否建立设备申请、审批、购置、验收、使用、保养、维修等管理制度,是否明确各部门和个人的职责权限;

(2)学校是否根据教育事业和学科的发展规划,制定设备的购置方案;

(3)国内购置设备时是否通过相应的审批程序,其中大型仪器设备的采购是否进行可行性论证报告,是否组织相关学科专家和有关人员进行论证,并报相关负责人或部门审批或评审;是否合理选择供应商,对符合招标范围的仪器设备采购是否按规定程序进行招、投标采购;

(4)国外购置设备时是否按照金额进行分级论证;是否按规定进行招标采购等竞争性谈判采购;是否按国家规定,通过国家有关审批部门的进口批准;对带有放射性源的设备是否到学校环境保护部门办理相关手续,并经主管部门批准后办理进口审批手续;外贸合同是否经学校规定的有效部门委托合法的对外贸易经营权法人或组织签订;采购免税的科教用品是否按规定进行免税申报;属国家法定检验范围内的科教用品,是否按国家有关规定报国家商品检验检疫机构报验;

(5)根据不同专项资金(“211”工程和“985”工程等)购置设备时,是否严格执行相应的专项资金设备购置管理办法;

(6)接受赠送的仪器是否有正式书面的赠送函,捐赠设备的接收流程是否明确,是否经学校有关部门和领导审核批准,是否及时建账、建卡;

(7)其他方式取得的设备(自建、调拨等)是否及时建账、建卡,是否及时办理相关手续;

(8)设备验收时是否成立验收小组,小组的组成人员是否合理,是否根据采购合同进行验收,如属于技术性很强的设备进行验收,验收小组成员中是否包括技术专家;

(9)学校采购仪器设备是否在索赔期完成验收工作,不合格的是否及时提出索赔报告或退货处理;

(10)验收结束后是否出具验收结果报告,验收小组成员是否在结果报告上的签名,结果报告是否与采购发票一起作为财务人员处理的依据;

(11)验收结束后是否及时做好文件归档,是否将验收资料交设备数据库管理人员及时更新设备管理数据库,是否及时建卡、入账;放射性源的仪器设备是否将相关资料向学校环境保护办公室备案。

2、日常管理

(1)是否对设备的记录、保管、维修、调拨等日常管理根据不同类设备制订管理制度;各部门是否有专门人员负责设备的日常管理;学校设备管理部门是否对设备日常管理起督促作用,是否在权限范围内进行日常管理;

(2)是否制订设备责任追究制度,事故原因是否及时查明并分清责任后进行处理,事故结果报告是否上报适当管理层;

(3)是否建立设备使用登记制度,是否根据使用登记资料提供年度设备使用情况报告,对利用率低的设备是否进行了原因分析,并提出了切实可行的改进措施;

(4)是否制订大型设备开放测试管理办法,开放测试的设备范围是否经过审批,是否采取措施保证开放测试的设备处于最佳使用状态;

(5)设备对外开放服务是否按学校规定统一收费;

(6)是否存在闲置浪费、公物私化、私自转让、丢弃等行为;设备拆改或分解使用,是否经过有关程序审批;

(7)离退休的教学、科研人员,因科研项目仍需继续使用仪器设备的,是否经过相应审批程序批准;

(8)免税进口的设备,是否在海关监管期内存在挪作它用、转移监管地点、擅自转让等违规行为;

(9)是否制订设备盘点制度,是否定期或不定期对单位设备进行盘点,盘点小组的组成人员是否合理,是否有明确的盘点计划和盘点程序,盘点结束是否提供盘点报告,盘点报告是否送达给适当的管理层,对盘盈盘亏是否分清责任并及时进行处理;

(10)设备借用(校内、外)是否经相关部门的批准,并办理借用手续;其中免税进口的仪器设备借用,是否向海关办理相关手续;借出的仪器设备如出现损坏、遗失等问题,是否按规定获得赔偿;借出后设备管理数据库是否及时更新;

(11)设备调拨(校内、外)是否按规定经相关部门或负责人批准后办理调拨手续,调拨手续是否完善合规,校内各单位的调拨是否及时办理过户手续,向校外调拨设备是否经过设备管理部门批准;免税进口仪器设备的对外调拨,是否经设备管理部门批准后并向海关申请监管变更或办理补交税款等手续。校内、外设备的有价调拨是否及时办理财务手续,数据库数据是否及时更新;

(12)对多余或积压的仪器设备是否按程序及时进行处理;

(13)是否制订设备维护保养制度,防止因各种自然和人为的因素而遭受损失,以延长其使用寿命;是否按照国家技术监督局有关规定,定期对仪器设备的性能、指标进行校检和标定,对精度和性能降低的设备是否及时进行修复;

(14)对于需维修的设备是否及时进行维修,是否存在处于保修期的设备故意拖延至保修期外进行维修;

(15)设备在维修前损坏原因是否查明,是否已追究相关人员责任;

(16)维修单位是否具有相关资质,是否存在选择不具有维修资质的单位进行维修,无法完成维修任务情况。

3、处置

(1)对技术落后、损坏、无零配件或维修费过高等原因需降档或报废的仪器设备,是否及时做降档或报废处理;

(2)设备报损、报废是否按照金额、类别的不同制定相应制度,是否经过审批程序,即由设备所属单位提交报废申请,学校设备管理部门组织有关专家审议,提出技术鉴定报告和意见,其中重大设备的处置是否报上级领导审批;审批程序是否存在越权现象;是否有单位或个人自行处置设备;

(3)报废的仪器设备如系带有放射性同位素的含源装置或射线装置,是否到环境保护办公室及辐射防护办公室办理相关手续;免税进口仪器设备在报废前是否办理撤除海关监管手续;

(4)大批设备的处置是否采用招投标等竞争性谈判方式进行处理。

4、设备经费管理

(1)设备修理经费是否实行预算制度,对实际支出与预算之间有差异或未列入预算的特殊项目,是否采用特别的审批手续;

(2)修理经费是否存在长期未执行情况,修理经费的预算制订是否合理;

(3)修理经费的使用是否经过审批,是否存在处于保修期的设备故意拖延至保修期外进行维修,以支付修理现象;

(4)开放测试项目是否按已审批的标准进行足额收费,收取的费用是否全部纳入单位统一核算与管理,减免收费是否报经相关部门审批;

(5)设备进行处置时,处置人、收款人与开票人员是否分离,处置收入是否全部纳入单位进行统一核算与管理;

(6)因赔偿获取的经费是否用于补偿仪器设备损坏、遗失,是否纳入账内统一核算。

(7)报废仪器设备收回的残值,是否返回规定部门,是否纳入学校年度设备经费

(四)设备管理的信息与沟通

1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;

3、是否建立设备管理信息系统,系统数据录入是否真实、完整;是否建立技术档案,登记设备使用、维修等情况;

4、是否定期或不定期对系统资料(如设备的种类、数量、金额、分布及使用状况)进行检查、分析、研究和汇总,是否按有关规定如期、准确上报各类统计数据,并对反馈意见及时进行处理,是否按照有关规定和程序进行信息公开;

5、系统数据是否及时更新,更新是否有相关资料进行支持,数据的接触与修改是否经过适当授权与批准,是否定期与财务部门的记录进行核对。

(五)设备管理的监督

1、设备管理部门和各部门对设备的使用情况是否定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

3、设备管理部门是否定期或不定期对各单位房地产管理情况进行检查、评估、考核;

4、各部门是否对设备管理部门、财务部门等部门的检查处理意见及时落实到位。

第四十六条 设备管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅设备档案、审查设备经费收支会计资料、研究分析设备管理制度、对设备管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

第四十七条 通过对设备管理内部控制的了解、记录和对设备管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对设备管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。

第八节 物资采购管理内部控制审计

第四十八条 物资采购内部控制审计是指内部审计机构为保证本单位物资采购信息的可靠透明、资金的安全完整、物资采购资源得到合理有效配置、降低单位物资采购风险、保证遵守物资采购活动相关法律法规,而对单位物资采购内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。物资采购包括设备采购、图书采购、药品采购等大宗物资采购,但不包括对建设工程等服务采购。

第四十九条 物资采购内部控制审计应获取的资料主要有:

(一)物资采购管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;

(二)各类物资采购管理法律法规及相关制度文件;

(三)物资采购申请表、物资采购招标文件、大型设备采购论证文件;

(四)物资采购经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;

(五)物资采购合同;

(六)其他有关资料。

第五十条 物资采购内部控制审计的内容主要有:

(一)物资采购的控制环境

1、管理部门是否建立物资采购管理制度,是否根据情况变化及时进行修改;

2、物资采购管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;

3、物资采购内部岗位设置是否合理,是否对关键岗位进行分工,岗位职责是否明确;

4、是否针对不同的物资采购活动制定了完整的业务流程,并为单位员工所熟知;

5、人员招聘是否履行相关程序,是否定期组织员工培训,提高其道德素质和专业能力,是否对员工进行定期考核,是否制定明确的奖罚制度;

6、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。

(二)物资采购的风险管理

1、风险管理目标是否明确并切实可行;

2、是否建立识别物质采购管理风险的适当机制;

3、是否有适当层次的管理部门建立物质采购管理风险的评估机制;对物质采购管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;

4、是否及时进行风险管理;是否建立物质采购管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否对重大设备进行投保、是否建立设备丢失损坏赔偿办法,对责任事故;各项风险管理机制是否有效。

5、风险管理机制是否包括对物质采购流程的监控,比如是否审核供应商资质,是否评估供应商信誉、资质和财务状况,是否对供应商生产产品进行质量检验,是否检查采购人员素质,是否对采购活动流程设计监督机制,是否对采购物质进行验收,验收单的价格和数量是否与采购单一致,付款手续是否健全;

6、是否设计应急计划回避、降低、防范物资积压和短缺等情况;是否设立了备选供货商团队。

(三)物资采购的控制活动

1、物资采购计划

(1)采购计划的编制是否符合单位需求,采购申请所要求的技术指标是否明确,是否有采购经费予以保障;采购申请表是否有库管人员的签字,是否已考虑到单位实际库存量状况;

(2)各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审,对口把关;

(3)对不符合规定的采购申请,有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准其采购申请;对于紧急采购情况,是否在规定日期内补办相关手续;

(4)对于重要的和技术性较强的物资采购,是否组织专家进行论证,实行集体决策和审批;

(5)大型仪器设备采购计划中所要求的配套设施是否符合设备需要,并已准备到位;

(6)采购计划所列的价格和物质数量是否合理;

(7)是否按要求进行招标采购,招标过程是否公平、公开、公正;是否建立供应商评价小组,小组人员组成是否合理,是否经集体决策择选供货商名单;是否定期调查和复核供货商名单。

2、物质采购申报价格

(1)是否按照规定程序进行价格申报,是否根据不同的物资采购方式确定申报价;申报价是否高估虚报;申报价格是否经过合理程序进程核定;

(2)申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内,是否列入采购预算;是否存在随意压价而忽视物资质量的现象。

3、物资采购合同

(1)供货商是否具有签约资格;

(2)合同的签订程序是否合规,市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查,是否取得供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力,参予业务谈判的代表的业务能力和技术水平是否具备,是否由两人以上参与谈判,合同变更、解除或终止的理由是否充分,是否签署了书面变更协议并履行了审批手续,对于已发现的将严重损害组织利益的已签署合同,是否及时采取了纠正措施;

(3)合同内容是否得到全面、严格的履行,有无合同违约,如对方违约,是否及时组织索赔,如本单位违约,是否追究相关人员的责任;

(4)有无专门合同管理机构,合同的归档和保管是否完整,是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其他合同附件。

4、物资采购计划执行

(1)是否按采购计划、采购申请单确定的采购方式和供货商进行采购;对基建工程和设备、教材、图书等大宗物资的采购,是否按规定实行政府采购或公开招标;

(2)是否设置有独立的部门或人员进行采购验收,是否制定适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊;是否存在验收不严造成以好充次等现象;验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行;验收是否签署顺序编号的验收报告;

(3)是否严格按照合同规定进行验收,超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准;逾期未交货者,有无按合同规定给予罚款或没收违约金;短缺物资和不符合质量要求的物资是否根据不同情况及时组织索赔;

(4)审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致,价格的变动是否经过核准;运费是否符合确定的价格标准;

(5)是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单,财会部门是否是对所有单据进一步审核后编制记账凭证,登记付款凭单登记簿或应付账款明细账,确认负债;

(6)付款是否符合资金结算制度的要求;付款是否在会计人员审核的基础上,经过授权人审批;是否按确定的付款方式付给指定的收款人;核实付款金额和收款人是否正确;有无使用空白支票;已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等;

(7)预付账款是否经过申请、审批;收到采购物资后,是否根据供应商发票及时冲减预付账款;是否与供货商定期对账;

(8)是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表;是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况;采用分析性复核方法,通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额,确定应付账款有无异常变动。

5、物资采购经费管理

(1)专项采购经费是否实行专项管理,有无挪用;

(2)有无长期未使用的采购经费,采购经费预算是否合理;

(3)是否由采购人员以外的人员定期与供货单位进行对账,核对采购及欠款情况;

(4)物资采购的过程中对给予折扣的经营者,是否明示并如实入账,是否存在暗扣情况,收取的回扣收入是否纳入单位统一核算与管理。

(四)物资采购的信息与沟通

1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订,相关制度是否按规定公开;

3、是否建立物质采购信息管理系统,信息录入流程是否清晰,是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改,修改是否得到授权,对有关信息的接触是否制订了限制规定;

4、采购系统是否定期生成报告对报告信息与其它信息(比如财务信息等)存在的差异是否及时妥善处理,是否将调查结果向管理层提交,是否及时妥善处理管理层反馈意见;是否按规定程序进行信息公开;

5、有无通畅的例外情况报告渠道,员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通,员工是否能在信息畅通的环境下有效履行职责。

(五)物资采购的监督

1、是否建立适当管理程序保证物资采购控制的运行;是否定期或不定期评估运行效果;并对运行的效果进行评估;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

3、是否对相关部门的检查处理意见及时落实到位;

4、是否对建立物质采购流程持续监督机制,是否定期向管理层汇报监督情况,是否定期对监督机制进行评估更新;采购程序稽核和监督人员是否独立。

第五十一条 物资采购内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅物资采购档案、审查物资采购经费收支会计资料、研究分析物资采购管理制度、对物资采购流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

第五十二条 通过对物资采购内部控制的了解、记录和对物资采购内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对物资采购内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。

第三章 预算执行和决算审计

第一节 一般原则

第五十三条 本指南所称预算,是指高校根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划。预算分收入预算和支出预算。

第五十四条 本指南所称决算,是指高校根据年度预算执行的结果而编制的年度财务决算报告,包括决算报表和决算情况说明书。决算是反映学校年度财务状况、年度收支情况和事业发展状况的书面总结文件。

第五十五条 本指南所称预算执行与决算审计,是指由高校内部审计机构依法独立对预算执行与决算的真实性、合法性、效益性进行的审查和评价活动。

第五十六条 高校内部预算执行和决算审计的目标是促进规范学校预算管理,提高预算编制工作的科学性、准确性和透明度,促进更加合理地分配学校资源,提高资源的配置和利用效益。

第五十七条 高校内审部门对预算执行情况进行审计,应做到事前审计、事中审计、事后审计相结合。高校内部审计机构应在预算编制阶段事前介入,了解预算编制和调整情况;在年度预算执行期间对其执行情况进行期中审计;在次年上半年内对上一年度预算执行情况进行事后审计。

第五十八条 高校内审部门应根据上级主管部门的相关政策、学校的具体情况,在预算执行和决算审计中确定重点审计内容。

第五十九条 高校内审部门对预算执行情况进行审计,应将对二级预算单位的延伸审计与本部门所开展的其他类型的审计相结合,相互利用审计成果,提高审计工作效率与效果。

第二节 预算执行审计

第六十条 预算执行审计是在预算内部控制测评的基础上,对预算管理、收入预算执行、支出预算执行等进行的审查和评价。

第六十一条 预算管理审计

预算管理审计是对预算的编制原则、编制程序、编制方法、预算调整、经济责任制等相关管理活动的合法性、适当性和有效性的审查和评价。

(一)应获取的相关资料

主要包括预算政策、预算编制计划、专项经费管理办法、预算管理办法和经济责任制等。

(二)应关注的风险领域

主要包括预算程序失控的风险、预算管理依据不当的风险、预算管理职责不到位的风险等。

(三)审计内容

1、预算管理中的内部控制制度和各级经济责任制是否健全,是否有效。

2、预算编制是否遵循“量入为出,收支平衡”的原则,收入预算是否贯彻积极稳妥的原则,支出预算是否贯彻统筹兼顾、保证重点、勤俭节约的原则;预算编制的方法是否符合上级主管部门及本校的规定。

3、预算方案的编制是否真实、合法、有效;是否编制超越学校财力的赤字预算;预算是否按照规定程序审批;预算经费是否按规定时间足额下达。

4、预算调整有无确需调整的原因及明确的调整项目、数额等措施有关说明,预算调整是否编制追加和调整方案,并经法定程序审批后执行。

5、预算下达后是否存在不经法定程序随意调整现象,预算支出有无随意增减项目或项目之间随意调剂使用情况。

(四)审计方法

预算管理审计可以采用检查、调查、分析性复核、复算、鉴证和询问等方法。

第六十二条 收入预算执行审计

收入预算执行审计是对收入预算执行的真实性、合法性和完整性进行审查和评价。

(一)应获取的相关资料

主要包括上级主管部门拨款控制数和预算批复数文件、有关部门的收费批文、学费收费通知和记录、学费收据存根联、预算外资金上缴的相关凭证、收入核算的相关会计资料等。

(二)应关注的风险领域

主要包括收入项目不完整、学费收入依据不当、预算外收入上缴不完整和不及时、收入核算不正确等。

(三)审计内容

1、各项收入是否全部纳入预算,实行统一管理。

2、各项收入是否真实、合法、完整,有无隐瞒、少列收入、推迟或提前确认收入行为;各项收入的款项是否及时足额到位。

3、是否按预算目标积极组织收入,有上缴任务的单位或部门是否将应上缴的预算收入按规定及时上缴学校,有无截留、挪用预算收入或私设“小金库”行为。

4、各项收入,包括财务补助收入、上级补助收入、事业收入、经营收入、附属单位上缴收入和其它收入,是否准确分类。

5、收费的项目、标准和范围是否报经上级主管部门批准,有无擅自增加收费项目、扩大收费范围和提高收费标准等问题;是否贯彻“收支两条线”原则。

6、收入的会计处理是否合规。有无利用应付及暂存、代管项目等过渡性会计科目挂账隐瞒收入或直接列收列支等问题。

7、学校是否制订保证收入预算目标实现的控制措施和办法。

8、分析收入预算的执行情况及其与收入预算之间的差异和原因。

(四)审计方法

收入预算执行审计可以采用调查、审核、观察、函证、计算、分析性复核、抽样和询问等方法。

第六十三条 支出预算执行审计

支出预算执行审计是对支出预算执行的真实性、合法性和有效性进行审查和评价。

(一)应获取的相关资料

主要包括支出预算明细表、预算下拨文件、支出核算的相关会计资料等。

(二)应关注的风险领域

主要包括支出项目不合法、支出项目不真实、支出标准不合规、专项经费未专款专用、支出核算不正确等。

(三)审计内容

1、支出预算是否严格按照预算确定的经费项目、支出标准和支出用途进行开支或拨付经费,是否严格执行国家有关财务制度以及上级主管部门和学校有关财务规章制度规定,是否存在擅自扩大支出范围和提高开支标准的行为。

2、各项支出是否真实、合法,有无随意改变支出的确认标准或计价方法,多列、不列或少列支出;支出中有无虚列支出、以领代报、以购代支现象,有无挤占、挪用、损失浪费、滥发钱物、变相对外投资等行为。

3、各项支出,包括事业支出、经营支出、自筹基本建设支 出/和对附属单位补助支出分类是否准确、合规;是否正确划清各类支出的界限,支出是否真实并严格按预算执行,有无预算外或超预算等问题;是否按照标准考核、监督支出。

4、专项资金是否按特定项目或用途专款专用,有无挤占或虚列行为。

5、支出的会计核算是否合规、准确。有无利用应收及暂付、应付及暂存、代管项目等过渡性会计科目挂账隐瞒支出或直接列收列支等问题。

6、支出预算中是否有保证预算目标实现的控制措施和办法。

7、分析支出预算的执行情况与支出预算之间的差异和原因。

8、分析与评价支出预算执行的效益和效果。

(四)审计方法

支出预算执行审计可以采用调查、审核、监盘、观察、函证、计算、分析性复核、抽样和询问等方法。

第三节 决算审计

第六十四条 决算审计是对决算报表及其资产、负债、净资产、收入和支出进行的审查和评价。

第六十五条 决算报表审计

决算报表审计是对决算报表的真实性、合法性和完整性进行审查和评价。

(一)应获取的相关资料

主要包括年度预算及其编制与调整说明和批准文件,包括上级主管部门批准的年度预算通知和预算追加调整通知;年度财务决算报表及其编制说明和上级主管部门关于年度决算编报的通知;年度会计账簿、会计凭证及有关的重要经济合同协议、会议记录等资料;学校国有资产处置(包括固定资产与存货的报废、转作投资、无偿调拨、毁损、丢失和坏账处理等)的审批文件和相关资料;其他有关资料。

(二)应关注的风险领域

主要包括报表存在不合法项目的风险、收入和支出中存在不真实项目的风险、支出标准不合规定的风险、专项经费未专款专用的风险、支出核算不正确的风险等。

(三)审计内容

1、审查财务决算报表是否完整,并进行复核性检查。包括:财务决算报表是否齐全,符合上级主管部门的统一要求;每张报表内容填列是否完整、正确;项目填列是否齐全,表内对应项目之间数据勾稽关系是否正确,应当填写的“报表附注”是否填列;对应报表之间数据勾稽关系是否正确;是否有年度财务情况说明(文字部分);是否按有关规定签名盖章。

2、核对报表项目数据填列与对应的账户余额或发生额是否一致,检查表、账是否相符。按照报表所列项目,逐一与会计账簿进行核对。

3、对报表项目内容的真实性进行检查验证,应用预算执行审计成果对收入、支出类项目进行分析性复核;检查各项资产的实有数与报表填列数是否一致;审查各项净资产的形成过程,分别进行验算。

4、对会计核算情况进行检查,是否符合《会计法》和《高校会计制度》的规定;是否定期将会计账簿记录与实物、款项(货币资金、有价证券等)及有关报表、资料相互核对、账实、账账、账表是否相符;采用的会计处理方法是否前后期一致,有无随意变更;确有必要变更,是否将变更的原因及影响在年度决算报表情况说明中反映;学校财务管理与会计核算中的内部控制制度是否健全、有效。

5、审查财务分析指标,包括经费自给率、预算收支完成率、人员支出与公用支出分别占事业支出的比率、资产负债率、生均支出增减率以及其他财务指标等是否真实、准确,能否恰当地反映学校的财务状况、收支结果和事业发展情况。

(四)审计方法

财务决算报表审计可以采用审核、观察、计算、分析性复核和询问等方法。

第六十六条 资产审计

资产审计是对资产的真实性、合法性和效益性进行审查和评价。

(一)应获取的相关资料

主要包括财务报表和相关会计记录、学校固定资产报表和盘点表、报废固定资产清单、银行对账单、库存现金盘点表、对外投资的资料、全资企业的审计报告等。

(二)应关注的风险领域

主要包括购置资产未入账的风险、报废固定资产未冲销的风险、资产账实不符的风险等。

(三)审计内容

1、资产的存在是否真实、完整,资产的管理是否安全,资产的变动是否合法,资产的计价是否合理、正确,有无随意改变资产的确认标准或计价方法,虚列、多列、不列或者少列资产的行为。

2、货币资金和有价证券的管理和使用是否符合规定,内部控制制度是否健全、有效。银行开户是否合规,有无出租、出借或转让等问题;有无公款私存、挪用、白条顶库、非法融资以及舞弊盗用的情况;定期存款是否合规合理,货币资金是否安全完整。

3、应收及暂付款项、借出款的发生、增减变化是否真实、合法,是否及时清理结算,有无长期挂账、虚挂账等问题,有无呆账、坏账情况;对确实无法收回的应收及暂付款、借出款是否查明原因、分清责任、按规定程序批准后核销。

4、财产物资的收发、管理和使用是否真实、合法、安全、完整,不相容岗位是否分离,购置有无计划和审批手续,有无被无偿占用、流失、损失浪费等问题,大宗物资的采购是否建立招标制度和集中采购制度;会计核算是否符合规定,内部控制制度是否健全、有效,对固定资产、材料是否进行定期的清查盘点,做到账实相符,盘盈、盘亏是否及时调整和处理。

5、对外投资是否进行可行性研究,是否履行了法定审批程序;以实物对外投资是否按规定进行资产评估;投资款项的发生和增减变化是否真实、合法、完整;是否责成有关部门或专人对投资项目进行监控、管理,是否及时对投资本金和投资收益进行回收,有无投资失误和损失问题,是否建立目标经济效益项目责任制;投资及其收益的会计核算是否恰当、合规。

6、无形资产的取得、管理、核算、转让是否符合规定。

(四)审计方法

资产审计可以采用审核、监盘、观察、调查、函证、计算、分析性复核和询问等方法。

第六十七条 负债审计

负债审计是对负债的真实性、合法性和效益性进行审查和评价。

(一)应获取的相关资料

主要包括财务报表和与负债相关的会计记录、账龄分析表、银行贷款合同、贷款项目可行性分析报告等。

(二)应关注的风险领域

主要包括负债资金到位不及时的风险、贷款利息成本过高的风险、不能按时还本付息的风险等。

(三)审计内容

1、负债的形成、存在是否真实、合法、完整,有无随意改变负债的确认标准或者计价方法,虚列、多列、不列或者少列负债的行为。

2、对各项负债包括借入款、应付及暂存款、应缴款项、代管款项等分类和会计核算是否合理、合规,是否按规定权限对各项负债进行处理。

3、对各项负债是否及时清理,按照规定办理结算,并在规定期限内归还或上缴应缴款项,有无长期挂账现象。

4、学校为发展举债搞建设是否有偿还来源和能力,是否控制在一定的规模内,有无潜在的财务危机。

5、是否存在未决诉讼案或有关事项。

(四)审计方法

负债审计可以采用调查、审核、函证、计算、分析性复核、抽样和询问等方法。

第六十八条 净资产审计

净资产审计是对净资产的真实性、合法性和效益性进行审查和评价。

(一)应获取的相关资料

主要包括财务报表和与净资产相关的会计记录等。

(二)应关注的风险领域

主要包括基金分类不正确的问题、基金列支不适当的问题、事业基金长期透支的风险等。

(三)审计内容

1、净资产的存在、发生是否真实、合法、完整,有无随意调节收支配比余额。有无编造虚假或隐瞒事业基金、专用基金、固定基金的余额和增减变化情况,财务结果、收支差额的计算是否正确,有无随意改变净资产的确认标准或者计价方法。

2、各项结余的分类是否合理、合规,经营收支结余是否单独反映,会计核算与处理是否符合规定;结余分配及比例是否符合国家的有关规定。

3、事业基金和专用基金的设置、分类、结余、增减变化是否准确、合规,会计核算与处理是否符合规定,是否严格按规定的用途使用,使用效果如何,有无挤占、挪用或虚列的行为;各项专用基金的计入、提取及比例是否符合国家的有关规定,是否及时足额到位。

(四)审计方法

净资产审计可以采用审核、计算、分析性复核、抽样和询问等方法。

第六十九条 收入与支出审计,参照第十一条、第十二条内容执行。

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